Як правильно накласти ЕЦП на електронні документи

В епоху цифрових технологій зовсім не дивно, що для підтвердження достовірності документів стали використовувати електронні підписи. Завдяки цьому людині не потрібно особисто бути присутньою під час укладання контрактів чи долати сотні кілометрів, щоб завірити особисті офіційні папери, достатньо розібратися, як підписати документ електронним цифровим підписом. Тож розглянемо актуальні для багатьох питання накладання ЕЦП на електронні документи і його відмінності від КЕП.

У чому відмінність між ЕЦП та КЕП

Щоб визначитись з форматом підпису, потрібно розуміти різницю між ЕЦП та КЕП та бути обізнаним з тим, що таке кваліфікований сертифікат відкритого ключа. І тут важливим є не тільки запит підпису документа, але й значущість операції, яку ви засвідчуєте електронним підписом.

ЕЦП, тобто електронний цифровий підпис, формується в результаті криптографічних операцій, базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа і дає змогу легко ідентифікувати підписувача, наприклад, посадову особу. ЕЦП формується у файли, його можна скопіювати на зовнішні носії.

КЕП – це вже кваліфікований електронний підпис, створений з використанням ЕЦП. Це більш високий рівень захисту, КЕП не можна копіювати чи надсилати на електронну пошту, адже він формується і зберігається на спеціально захищених серверах.

Тому вирішивши підписати документ ЕЦП, ви отримаєте нижчий рівень захисту, оскільки легко можна накласти ЕЦП на ПДФ. Це недоречно у випадку серйозних угод, наприклад, купівлі-продажу нерухомого майна або коли потрібен кваліфікований електронний підпис посадової особи. Зазвичай, більшість людей починають розбиратись, як підписати файл ЕЦП, у випадках оформлення менш важливих для них документів (наприклад, для реєстрації на державних порталах).

Інструкція, як накласти ЕЦП на електронні документи

Якщо хочеться якнайшвидше з’ясувати, як завірити документ електронним підписом, – передусім доведеться використати спеціальні сервіси. Серед найбільш популярних ресурсів, котрі дають можливість підписати документи електронним підписом, є czo.gov.ua/sign і sign.diia.gov.ua. Зрозуміло, що перед тим, як підписати документ КЕП, або ж накласти ЕЦП, його потрібно сформувати.

Загалом весь процес, щоб підписати документ ЕЦП, складається з наступних кроків:

1. Підготовка файлу – проєкту електронного документа (чи його копії), на який потрібно накласти електронний підпис.
2. Обрання сервісу кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (наприклад, згаданий вебсервіс sign.diia.gov.ua).

3. Обрання потрібної послуги – «Підписання документа».

4. Вибір конкретного варіанту підпису серед наступних.

5. Зазначення місця збереження КЕП, назви кваліфікованого надавача електронних послуг, який його видав, пароля файлу. Після цього потрібно натиснути кнопку «Зчитати».

6. Перевірки зазначеної інформації як від імені фізичної особи, так і посадової особи від імені юрособи. Якщо всі дані правильні – натисніть кнопку «Далі».

7. Обрання формату збереження, формату підпису і файлу для підпису.

8. Завантаження файлу у форматі CAdES або ASiC-S з підписом, який являє собою електронний документ (з розширенням.p7s).

Щоб завершити підписання, потрібно натиснути на слово «Дякую» в нижній частині екрана. Тепер ви знаєте, як підписати документ за допомогою КЕП.

Чи можна накласти ЕЦП з використанням BankID

Безплатний ЕЦП надають в податковій, але чи підійде вам ЕЦП, підтверджений через BankID — це також досить доречне питання. Як різновид ЕЦП раніше він давав змогу робити лише обмежене коло операцій, звичних для традиційного ЕЦП, зокрема й із використанням порталу diia.gov.ua. Водночас накладання Дія.Підпису (BankID) було можливим лише з допомогою окремих приватних сервісів, для користування якими потрібна була платна підписка.

Сьогодні накладання ЕЦП з використанням BankID (через підтвердження в застосунку «Дія») доступне як мінімум через один із державних сервісів: czo.gov.ua/sign. Просто оберіть опцію Дія.Підпис, а сервіс сам згенерує QR-код, який потім залишиться підтвердити з допомогою додатку «Дія».

Насправді розібратись, як накласти КЕП на документ, зможе кожен, а щоб підписати ЕЦП важливі документи потрібно всього кілька хвилин. Згенерувати проєкт електронного документа допоможуть згадані сервіси, інтуїтивно зрозумілі навіть недосвідченим користувачам мережі.