Податки дистанційних співпрацівників Українських роботодавців

Українське податкове резидентство та його наслідки для українських компаній

Податкове резидентство відіграє вирішальну роль у визначенні податкових зобов’язань особи. В Україні ФО вважається податковим резидентом, якщо вона проводить в країні 183 дні або більше протягом календарного року, або якщо центр її життєвих інтересів залишається в Україні.

Війна змусила багатьох українських працівників переїхати за кордон, і, залежно від їхніх нових умов життя, статус податкового резидента може змінитися, що суттєво вплине на те, як вони та їхні роботодавці мають підходити до оподаткування.

Загальне правило міжнародного оподаткування, що підтверджується DTA – заробітна платня оподатковуються в країні «фінального» резидентства, якщо лише фактично робота за наймом не здійснюється на території іншої країни (зазвичай, стаття 15 DTA «залежні особисті послуги»).

Країна фактичного місця здійснення трудових функцій, якщо вона при цьому не є країною резидентства працівника, має право на стягнення суми прибуткового податку із заробітної платні (ЗП), у разі, якщо:

1. з її території виконання трудових функцій здійснюється протягом більше 183 днів, або
2. роботодавець є локальним резидентом країни, з території якої здійснюється робота, або
3. витрати на сплату ЗП несе локальне ПП іноземного роботодавця.

Варіант 1: Працівники, які зберігають податкове резидентство України

Працівники, які залишаються податковими резидентами України, підпадають під регулювання українським законодавством, незалежно від того, де вони фізично проживають. Тобто, їхній глобальний дохід, включаючи заробітну платню, отриману під час віддаленої роботи з іншої країни, оподатковується в Україні.

Податкові зобов’язання для роботодавців: українські роботодавці зобов’язані за загальними правилами утримувати ПДФО (18%), ЄСВ (22%), ВЗ (1,5%) із заробітної платні своїх працівників-резидентів України, навіть якщо ці працівники працюють за кордоном.

Потенційні ризики подвійного оподаткування: однак, збереження податкового резидентства України не усуває ризик подвійного оподаткування. Якщо країна, де проживає працівник, також вважає його податковим резидентом, ця країна також може претендувати на право оподатковувати дохід працівника.

Наприклад, якщо працівник – податковий резидент України, проживає в Німеччині, він може бути зобов’язаний сплачувати податки зі своїх доходів як в Україні, так і в Німеччині. Угоди про уникнення подвійного оподаткування (DTA) між Україною та приймаючою країною часто можуть зменшити цей ризик, але положення кожного договору відрізняються, і не всі ситуації охоплюються однаково.

Деякі угоди можуть дозволяти працівнику вимагати іноземного податкового кредиту в Україні для податків, сплачених за кордоном (чи навпаки), тоді як інші можуть повністю звільняти певні види доходу від подвійного оподаткування. Відсутність належного вирішення цих питань може призвести до значних фінансових навантажень як для працівника, так і для роботодавця.

Варіант 2: Працівники втрачають українське податкове резидентство

Коли працівник втрачає податкове резидентство України, він, зазвичай, вважається податковим резидентом країни, в якій він проживає, (і з неї ж, в більшості випадків, фактично дистанційно виконує свої трудові функції). Ця зміна може суттєво змінити податковий ландшафт як для працівника, так і для роботодавця.

Податкові зобов’язання для роботодавців: у цьому сценарії українським роботодавцям доцільно орієнтуватися в податкових зобов’язаннях країни перебування, де працівник зараз є податковим резидентом. Це може включати утримання податків із заробітної платні відповідно до податкових ставок країни перебування, які можуть бути вищими або нижчими, ніж в Україні. Роботодавцю також може знадобитися зареєструватися для сплати податків із заробітної платні в країні перебування, (процес, який може бути складним і трудомістким).

Наприклад, у випадку із дистанційними «польськими» працівниками, українські роботодавці, що не мають польського ПП, не зобов'язані виконувати обов'язки платника податків перед польськими податковими органами. Якщо українська заробітна платня працівників-українців підлягає оподаткуванню в Польщі (коли такі працівники набувають статус податкового резидента Польщі тощо) самі працівники несуть відповідальність за виконання своїх податкових зобов'язань у Польщі.

А от у Сполученому Королівстві роботодавці можуть бути зобов’язані використовувати систему PAYE (Pay As You Earn) із заробітками своїх працівників, які працюють у Великій Британії, навіть якщо роботодавець перебуває за кордоном.

При цьому, якщо з території України дистанційний працівник, який вже став нерезидентом України, протягом року взагалі не працює – в Україні в роботодавця залишається необхідність утримувати ПДФО/ЄСВ/ВЗ з нерезидента – українського громадянина, завдяки профіскальному тлумаченню «доходів з джерелом походження з України», до яких ПКУ відносить зарплатні від українських роботодавців.

Хоча такий статус України як країни джерела можна ставити під сумнів і претендувати на таке тлумачення податкових норм, при яких в українського роботодавця відсутні підстави оподатковувати ЗП дистанційних працівників – нерезидентів України. Правозастосовна практика з цих питань лише починає вибудовуватись. Тож ризики подвійного оподаткування максимально високі.

Пом'якшення подвійного оподаткування: DTA можуть запропонувати певне полегшення, та конкретні умови цих договорів необхідно ретельно вивчити. Наприклад, якщо угода не передбачає звільнення від оподаткування або зменшення податку на джерело доходу, працівник може сплатити податки двічі з одного доходу — один раз в Україні та один раз у країні перебування.

Тож і для працівників, і для роботодавців важливо проконсультуватися з експертами з оподаткування, які знаються на податковому законодавстві як в Україні, так і в країні перебування, щоб забезпечити відповідність і вивчити потенційні механізми пільг, як-от податкові кредити або звільнення за відповідною DTА.

Директорська дилема, ризики постійного представництва

Переїзд директорів компанії за кордон створює ще один рівень складності. У багатьох випадках переміщення ключового управлінського персоналу може спровокувати створення постійного представництва (ПП) у країні перебування, що може мати значні податкові наслідки.

Ризик постійного представництва: Постійне представництво, зазвичай, визначається як постійне місце діяльності, через яке повністю або частково здійснюється бізнес компанії. Якщо директор компанії, який відповідає за прийняття ключових рішень, переїжджає до іншої країни, податкові органи цієї країни можуть стверджувати, що компанія фактично створила там ПП через ознаку «ефективного місця управління». Це може призвести до того, що українська компанія буде сплачувати корпоративні податки в приймаючій країні на додаток до своїх існуючих податкових зобов’язань в Україні.

Наприклад, якщо директор української компанії переїжджає до Італії та продовжує приймати ключові бізнес-рішення звідти, італійські податкові органи можуть стверджувати, що компанія має ПП в Італії. Це означало б, що частина прибутку компанії може обкладатися італійським корпоративним податком, який зараз становить близько 24%, а також регіональними податками, які залежать від місця розташування.

Однак, при цьому, за умовами відповідної DTA податок сплачений на рівні італійського ПП українська компанія має право зарахувати проти корпоративного податку, що підлягає сплаті в Україні. Оскільки закордонна ставка 24% вище української ставки 18%, фактично може виявитись відсутність необхідності сплати податку на прибуток в Україні.

Ефективне управління та контроль: Концепція «місця ефективного управління» має вирішальне значення для визначення того, чи було створено ПП. Цей термін стосується місця, де приймаються ключові управлінські та комерційні рішення, необхідні для ведення бізнесу в цілому. Якщо ці рішення будуть прийняті за межами України, українська компанія може ненавмисно перемістити своє місце ефективного управління на нове місце проживання (резидентства) директора, таким чином створивши ПП.

Стратегії мінімізації ризику: щоб пом’якшити цей ризик, українським компаніям доцільно забезпечити документальне оформлення основних рішень, прийнятих в Україні. Це може передбачати проведення регулярних засідань правління в Україні, забезпечення фізичної присутності ключових осіб, які приймають рішення, в Україні під час прийняття важливих бізнес-рішень, а також ведення детальних записів про те, де і як приймаються ці рішення. Такі заходи можуть допомогти продемонструвати, що місце ефективного управління залишається в Україні, тим самим зменшуючи ризик створення ПП за кордоном.

Податкові зобов’язання для віддалених працівників у приймаючих країнах

Правило 183 днів є загальним порогом, який використовується багатьма країнами для визначення податкового резидентства. Відповідно до цього правила, якщо фізична особа проводить у країні більше 183 днів протягом податкового року, вона може вважатися податковим резидентом цієї країни, що може мати значні податкові наслідки як для працівника, так і для його українського роботодавця.

Правило 183 днів та його вплив

Щодо працівників, які переїхали за кордон і провели більше 183 днів у країні перебування, податкові органи цієї країни можуть стверджувати, що ці особи є податковими резидентами, обкладаючи їх світові доходи місцевими податками. Це може призвести до ситуації, коли працівник буде платником податків як в Україні, так і в країні перебування.

Вплив на працівників: працівники, які вважаються податковими резидентами в приймаючій країні, можуть бути зобов’язані сплачувати прибутковий податок із своєї української зарплатні в цій країні. Наприклад, якщо працівник переїхав до Німеччини та проводить там більше 183 днів, він може стати податковим резидентом Німеччини. Як наслідок, він буде зобов’язаний сплачувати німецький прибутковий податок зі своєї зарплатні, який може бути значно вищим, ніж в Україні (до 45% в Німеччині проти 18% в Україні).

Окрім локального ПДФО від працівника через зміну статусу резидента, також може вимагатись сплата внесків на соціальне страхування в країні перебування за локальними правилами, що може ще збільшити його фінансовий тягар. У таких країнах, як Франція чи Італія, внески на соціальне страхування є значними і можуть суттєво зменшити чистий дохід працівника.

Вплив на роботодавців: зазвичай, зобов’язання сплати податків із українських ЗП – це зона відповідальності працівника – резидента приймаючої країни. Однак, в певних країнах і український роботодавець може бути зобов’язаний зареєструватися в місцевих податкових органах, утримувати місцеві податки із заробітної платні працівника та робити внески роботодавця до систем соціального страхування. 

Угоди про уникнення подвійного оподаткування (DTА) та механізми звільнення

DTА зазвичай забезпечують механізми вирішення податкових спорів між країнами через податкові кредити або звільнення від сплати податків. Так, згідно з багатьма DTА, якщо працівник сплачує податок у країні перебування, він може вимагати відрахування цього податку в рахунок своїх податкових зобов’язань в Україні чи навпаки.

Винятки та особливі положення: згідно з DTA не всі доходи розглядаються однаково. Деякі угоди можуть звільняти певні види доходів від подвійного оподаткування, наприклад, пенсії чи доходи від інвестицій. Інші можуть стосуватися лише певних типів працівників, наприклад тих, хто перебуває на тимчасових призначеннях, або конкретних типів доходів – за типом директорських гонорарів. Важливо розуміти конкретні положення відповідного DTA і те, як вони застосовуються до ситуації кожного працівника.

Процедури: щоб отримати податкову пільгу згідно з DTА, працівнику або роботодавцю може знадобитися надати доказ податкового резидентства, наприклад, довідку податкового резидентства від українських податкових органів. Їм також може знадобитися подати податкові декларації в обох країнах, щоб отримати відповідні кредити або звільнення. 

Резюме: Переїзд українських працівників і директорів за кордон створює значні проблеми в управлінні податковими зобов’язаннями. Український бізнес має бути проактивним у розумінні податкових наслідків різних статусів резидентства, ризиків, пов’язаних із утворенням постійного представництва, та конкретних податкових зобов’язань у приймаючих країнах.

Оскільки ситуація продовжує розвиватися, для українських компаній вкрай важливо бути в курсі змін у міжнародному податковому законодавстві та регулярно звертатися за професійною консультацією. Це допоможе орієнтуватися у складнощах подвійного оподаткування та продовжувати підтримувати своїх працівників, незалежно від того, де вони знаходяться.