Система PAYE та зобов'язання іноземних роботодавців сплачувати податки за своїх європейських співробітників
Уявіть собі таку ситуацію: Ви – амбітний молодий український підприємець, який мріє створити нового технологічного єдинорога. Для цього Ви відкрили компанію в Кремнієвій долині і щойно найняли чотирьох блискучих інженерів-програмістів з українським громадянством, які проживають в Берліні останні 4 роки та набули статус німецьких податкових резидентів. Контракти підписано, робота віддалена, і ви припускаєте, що розрахунок заробітної плати буде простим - щомісяця перераховувати зарплату. Але раптом - БАМ! - ви отримуєте електронного листа від німецької податкової служби із запитанням, чому ви не зареєструвалися на Lohnsteuer (німецький еквівалент PAYE).
Ласкаво просимо до системи PAYE: Pay As You Earn («заробив – заплати»). Це податковий механізм, що забезпечує відрахування працівниками своєї справедливої частки прибуткового податку безпосередньо з їхньої зарплати ще до того, як вони побачать свій чек. Більшість розвинених країн використовують PAYE або подібні системи утримання податків.
Для іноземних роботодавців, які наймають працівників у Європі, розуміння того, коли і як утримувати податки із заробітної плати, має вирішальне значення. У деяких випадках компанії-роботодавці повинні зареєструватися в податкових органах, подавати щомісячні звіти та забезпечувати дотримання правил соціального страхування.
Нехтування цими обов'язками може призвести до фінансових санкцій, повернення податків та юридичних ускладнень. У деяких європейських країнах навіть передбачена персональна відповідальність директорів компаній за їхнє недотримання.
Тож давайте трохи детальніше зануримося в лабіринт європейського оподаткування заробітної плати.
Система PAYE: Європейський огляд
У більшості європейських країн PAYE - це система утримання податків, коли роботодавці утримують прибутковий податок і внески на соціальне страхування перед виплатою заробітної плати працівникам від їхнього імені як податкові агенти. Роботодавець вираховує податки із загальної суми заробітної плати та перераховує їх до національного податкового органу перед виплатою працівникові.
Ставки, порогові значення та механізми дуже різняться в різних країнах, але принцип залишається незмінним:
- Відповідальність роботодавця: саме компанії розраховують та утримають податки від імені своїх працівників.
- Пряме вирахування: Податок стягується у джерела виплати до виплати заробітної плати.
- Щомісячна або щоквартальна звітність: Роботодавці повинні подавати податкові декларації з заробітної плати до податкових органів.
- Відрахування на соціальне страхування: У більшості випадків роботодавець повинен сплачувати внески до системи соціального страхування разом з відрахуваннями з заробітної плати.
Ця система забезпечує стабільні надходження до бюджету і запобігає появі неочікуваних податкових рахунків для працівників наприкінці року.
Чи повинні іноземні роботодавці реєструватися для сплати податку на заробітну плату?
Питання на мільйон євро: ❓Якщо неєвропейська компанія наймає працівників з Європи, чи потрібно такому іноземному роботодавцю реєструватися в PAYE і утримувати податки, як місцевому роботодавцю в країні співробітника?
Загальне правило:
✅ Так, ви повинні зареєструватися для сплати податку на заробітну плату в більшості європейських країн, якщо у вас є працівники, які підлягають місцевому оподаткуванню.
Однак, складність полягає у визначенні відповідальності роботодавця. Фактори, що впливатимуть на ваші зобов'язання PAYE:
Правила постійного представництва (ПП):
- Якщо ваша компанія має фіксовану базу в країні (наприклад, офіс, філію чи іншу ділову присутність), вам обов'язково потрібно зареєструватися.
- Деякі країни (наприклад, Німеччина та Франція) можуть розглядати віддалених працівників ( і навіть одного) як створення оподатковуваної бізнес-присутності.
Правила звітування та вимоги до «зарплатного» агента:
- Деякі країни дозволяють працівникам самостійно звітувати про сплату податків, якщо роботодавець не має місцевих зобов'язань. Інші вимагають від роботодавця реєстрації, навіть якщо він не має локальної бізнес-присутності.
- Країни, як-от Велика Британія, Ірландія та Нідерланди вимагають від іноземних роботодавців призначити місцевого податкового агента для подання зарплатної звітності.
- Інші країни, як-от Франція та Іспанія дозволяють пряму реєстрацію, але мають бюрократичні перепони, які змусять вас сумніватися у своєму життєвому виборі.
Угоди про уникнення подвійного оподаткування та місцеві пільги:
- Деякі угоди запобігають подвійному оподаткуванню, але вони часто не звільняють роботодавців від зобов'язань щодо PAYE.
- У деяких країнах діють податкові угоди, які зменшують або скасовують податкові зобов'язання роботодавця в певних ситуаціях. Приклад: Нідерланди та Бельгія дозволяють іноземним роботодавцям уникати сплати PAYE, якщо працівник зареєстрований в іншому місці.
Внески на соціальне страхування та європейський сертифікат A1
Окрім PAYE, іноземні роботодавці повинні враховувати внески на соціальне страхування. Ключове питання: де вони мають бути сплачені?
Згідно з правилами ЄС, співробітники мають бути застраховані в країні, де вони працюють, якщо тільки вони не мають сертифікату A1. Без сертифікату A1 існує ризик сплати подвійних внесків в фонди соціального страхування – у країні знаходження працівника та у країні роботодавця.
Сертифікат A1 (раніше відомий як E101) - це офіційний документ, виданий органом соціального забезпечення країни, який підтверджує, що працівник, який працює в іншій країні ЄС/ЄЕЗ або Швейцарії, продовжує підпадати під дію системи соціального забезпечення своєї рідної країни. Він запобігає подвійним внескам на соціальне страхування, гарантуючи, що працівник і роботодавець сплачують внески лише в систему однієї країни, а не в обидві країни проживання та перебування.
Для роботодавців з країн, що не входять до ЄС, орієнтуватися в угодах про координацію соціального забезпечення (або їх відсутності) може стати справжнім жахіттям.
Наприклад:
- Британські роботодавці після Брекзиту стикаються з іншими правилами для працівників з ЄС, що робить процеси визнання сертифікатів соціального страхування складнішим.
- Українським (так само як і американським, азіатським тощо) компаніям з європейськими віддаленими працівниками може знадобитися сплачувати внески на соціальне страхування як у своїй країні, так і в країні працівника.
Правила PAYE для іноземних роботодавців на прикладі окремих країн у 2025 році
Велика Британія | Німеччина | Франція | Іспанія | Нідерланди | |
Реєстрація в PAYE | Так, для всіх роботодавців, які мають працівників (навіть віддалених), що оподатковуються у Великій Британії. | Так, якщо працівник несе необмежену податкову відповідальність у Німеччині (тобто для співробітників - резидентів) | Так, для іноземних роботодавців з французькими працівниками. | Так, якщо не застосовується звільнення відповідно до угод про уникнення подвійного оподаткування | Обов'язкова, якщо працівник не займається власноруч податковою звітністю |
Соціальне страхування | Необхідно сплачувати внески на національне страхування (NICs), якщо вони не покриваються сертифікатом A1 (норма ЄС). | Роботодавець повинен сплачувати внески, якщо працівник не є самозайнятим. | Так, якщо не застосовується виняток. | Обов'язкове, якщо не отримано звільнення за категорією А1. | |
Зарплатний представник | Обов'язково для роботодавців-нерезидентів, що не мають місцевої присутності. | Необов’язково, але вкрай рекомендовано. | Необов’язково, але місцевий досвід має вирішальне значення. | Агент з виплати заробітної не вимагається, але рекомендується через складні процедури. | Ні, але часто використовується для полегшення дотримання законодавства. |
Складність дотримання вимог | Висока (тому що Німеччина), очікуйте тривалого часу обробки документів. | Високий рівень дотримання законодавства - Франція суворо ставиться до податкових зобов'язань роботодавців. | Екстремальний рівень бюрократії (будьте готові до тяганини). | ||
Особливості | Після Брекзиту звільнення від сплати внесків на соціальне страхування ЄС не застосовуються автоматично. | Франція часто оскаржує сертифікати А1, видані іншими країнами, стверджуючи, що вони дозволяють «соціальний демпінг». | Поширеною проблемою є суперечки щодо податкового резидентства - Іспанія застосовує агресивне правозастосування. |
Інструкція з реєстрації роботодавця в PAYE
Якщо ваша компанія-роботодавець повинна зареєструватися в PAYE, ось загальний порядок дій:
Отримайте податковий номер іноземного роботодавця.
Подайте заяву на отримання ідентифікаційного номера платника податків до місцевого податкового органу.
Зареєструйтеся для утримання податків із заробітної плати.
Подайте документи, що засвідчують статус юридичної особи (свідоцтво про реєстрацію компанії, податкову звітність).
Зареєструйтеся в системі соціального страхування.
Деякі країни вимагають окремої реєстрації для сплати внесків на соціальне страхування.
Призначте агента з виплати заробітної плати (якщо потрібно).
У деяких країнах потрібен місцевий представник для управління платіжними відомостями.
Подавайте щомісячні або щоквартальні звіти по заробітній платні.
Після реєстрації регулярне подання податкової звітності є обов'язковим.
Ризики недотримання та штрафи
Що станеться, якщо ви вирішите проігнорувати ці податкові зобов'язання?
- Штрафи та пеня за несвоєчасну сплату: У більшості країн нараховуються відсотки та штрафи за несвоєчасну чи неповну сплату податків на фонд заробітної плати.
- Податки та перевірки: Якщо органи влади виявляють порушення, вони можуть вимагати сплати податків заднім числом, іноді з великими штрафами.
- Кримінальна відповідальність: У деяких країнах (наприклад, у Німеччині та Франції) ухилення від сплати податків може призвести до персональної відповідальності директорів компаній.
Іншими словами, не зв'язуйтесь із податковими органами. Вони, як той кредитор чи колектор, які ніколи не забувають, що ви їм винні гроші і обов'язково прийдуть за ними.
Типові помилки у сфері комплаєнсу для іноземних роботодавців
Помилка 1: Відсутність реєстрації для сплати податків на заробітну плату
Деякі компанії вважають, що віддалені працівники не спричиняють податкових зобов'язань - помилково!
Помилка 2: Неправильна класифікація працівників як підрядників
У багатьох країнах (наприклад, у Франції, Іспанії та Німеччині) прискіпливо ставляться до неправильної класифікації підрядників.
Помилка 3: Ігнорування вимог соціального страхування
Роботодавці повинні сплачувати внески на соціальне страхування, якщо тільки сертифікат А1 не звільняє їх від цього.
Помилка 4: Несвоєчасна або неправильна подача документів
Штрафні санкції застосовуються за пропущені терміни, неправильне утримання або недоплату.
Найкращі практики для іноземних роботодавців у 2025 році
- 💡 Реєструйтеся завчасно: у деяких країнах процес реєстрації може зайняти кілька тижнів (або місяців).
- 💡 Працюйте з місцевим провайдером послуг з нарахування заробітної плати: європейські закони про нарахування заробітної платні складні та часто змінюються.
- 💡 Розумно використовуйте податкові угоди: якщо це можливо, вони можуть зменшити зобов'язання щодо утримання податків.
- 💡 Отримайте сертифікати А1: Якщо ви відправляєте працівників на роботу за кордон, це дозволить запобігти подвійним внескам на соціальне страхування.
- 💡 Будьте в курсі подій: європейське законодавство про оплату праці постійно розвивається - відстежувати його так само цікаво, як спостерігати за висиханням фарби, але необхідно.
Що у підсумку? Ви можете наймати робочу силу по всьому світу, але сплачуйте податки з розумом.
Орієнтуватися в європейській системі PAYE для іноземних роботодавців не так вже й складно, але вона вимагає ретельного планування. Незалежно від того, наймаєте ви голландського дизайнера, іспанського інженера чи німецького архітектора програмного забезпечення, розуміння ваших зобов'язань щодо виплати заробітної платні має вирішальне значення для дотримання вимог законодавства та уникнення дорогих сюрпризів.
Маєте сумніви? Для душевного спокою зверніться до експерта з оплати праці чи юридичного радника. Адже, хоча наймати талановитих спеціалістів з усього світу - це захоплююче, але отримати неочікувані податкові штрафи - це приблизно так само весело, як пояснювати податкове законодавство на званій вечері.
