Чому ваш бізнес втрачає гроші? Як неочевидне стає явним

Куди зникають зароблені гроші

Незалежно від розміру бізнесу майже всі компанії стикаються з неочевидними, невидимими витратами. Вони можуть бути дрібними, але в сукупності значно впливають на бюджет компанії.

Кожен день без системного обліку — це не лише нереалізовані можливості, а ще й втрачені кошти

Причина появи таких витрат — відсутність чіткої фінансової системи. Хаос, який панує в купі таблиць, нотатках, чеках, робочих чатах унеможливлює відстеження руху коштів. Без систематизації витрат складно визначити, які з них виправдані, а які — зайві.

Згідно з даними Minutes.co 82% малих бізнесів зазнають невдач через проблеми з грошовими потоками.

Найпоширеніші причини неочевидних витрат:

1. Підписки та послуги. Вартість підписок на сервіси та послуги здається незначною, але з часом підписки можуть накопичуватися й втрачати свою актуальність. До прикладу, оплата невикористовуваних CRM чи маркетингових інструментів може коштувати бізнесу від $1000 на рік.
2. Неефективні закупівлі. Закупівля товарів про запас, поки діє знижка, чи неврахування сезонних змін у попиті призводить до заморожування оборотних коштів. Якщо продукти втрачають актуальність чи псуються, це стає прямим збитком.
3. Невигідні умови співпраці. Відсутність регулярного аналізу договірних умов може призвести до того, що підприємство переплачує та втрачає кошти.
4. Витрати на персонал. Оплата понаднормових робіт, необґрунтовані премії чи утримання неефективного співробітника часто обходяться компанії дорожче, ніж здається.

Досвід підприємців, що систематизували облік витрат за допомогою спеціалізованої онлайн-програми для управлінського обліку Finmap, підтверджує вищенаведені тези:

“Налагодивши фінансовий облік, ми зраділи, що тепер чітко бачимо доходи та витрати по кожному з філіалів. Й уявіть наше здивування, коли виявилось, що найменший за обсягами філіал витрачав на канцелярію майже в 5 разів більше, аніж інші. Ми порахували, що такі необґрунтовані витрати коштували компанії більше 2 000$ за рік.” — Клієнт Finmap, директор медичного центру.

Касові розриви — негативний наслідок фінансового хаосу

Окремо слід розглянути таке явище, як касовий розрив — ситуація, коли витрати бізнесу перевищують наявні кошти. Зазвичай касові розриви виникають через неправильне або взагалі відсутнє управління грошовими потоками.

Важливо розуміти, що їхні наслідки погіршують фінансовий стан бізнесу. Адже компанії змушені брати швидкодоступні кредити з високими відсотковими ставками або платити постачальникам із запізненням, що призводить до штрафів.

Малому та середньому бізнесу, де резерви коштів обмежені, слід приділяти особливу увагу не тільки сумам витрат, а й датам їх проведення.

“Відкривши бізнес, ми були в ейфорії, здавалось гроші є й в достатній кількості. Тож договори з підрядниками підписувались швидко, а клієнтам давались знижки й відтермінування оплат. Реальність наздогнала нас на третьому місяці діяльності, коли надійшов час оплат за зобов’язаннями: оренда, СРМ, постачальники, комунальні. А грошей в касі на той момент не виявилось. Ми стали з’ясовувати, як так вийшло і виявили, що наші лояльні умови для клієнтів заганяють нас у боргову яму.” — Клієнт Finmap, власник товарного бізнесу.

Фінансова точність як основа прогнозування

Коли всі витрати, від великих регулярних платежів до дрібних щоденних витрат, враховані, стає набагато простіше будувати фінансові прогнози.

• По-перше, це дозволяє точніше складати бюджети. Замість приблизних оцінок, базованих на припущеннях, підприємство спирається на реальні цифри, що знижує ризик недооцінки або переоцінки витрат.

• По-друге, повна картина витрат допомагає виявити періоди, коли витрати особливо високі. Це важливо для уникнення вищезгаданих касових розривів.

Знаючи, що на початку місяця проводиться більшість постійних платежів (орендна плата, виплата зарплати, розрахунки з постачальниками та підрядниками), компанія може заздалегідь підготувати фінансовий резерв або оптимізувати графік платежів.

Тож чіткий облік дозволяє не лише уникнути непотрібних витрат, а ще й сприяє покращенню планування та формуванню фінансового фундаменту для зростання.

Як запровадити управлінський облік

Сьогодні для ведення фінансового та управлінського обліку застосовується безліч різних підходів. Онлайн-програми — одне з найбільш прогресивних та ефективних рішень.

Однією з таких програм є вищезгаданий Finmap — сучасний інструмент, що робить фінансовий облік доступним і простим навіть для підприємців без спеціальної освіти. Переваги Finmap:

• Прозорий облік доходів і витрат — усі фінансові операції будуть зберігатись в одній системі під вашим контролем.
• Автоматичні фінансові звіти — система самостійно формує звіти на основі ваших даних, що зберігає вам час та нерви.
• Моніторинг cash flow у реальному часі — завжди знаєте, скільки грошей є зараз і що очікувати найближчим часом. А отже зможете передбачити та уникнути касових розривів, зберігаючи ваш бізнес від критичних помилок.
• Інтеграції з банками та платіжними системами — автоматичне оновлення даних спрощує управління фінансами.
• Автоматизація процесів — завдяки автоправилам ви можете автоматизувати до 80% опрацювання транзакцій.
• Делегування обов’язків — додавши ваших колег до системи, ви зможете делегувати певну частину обліку та вивільнити час задля інших, не менш важливих, справ.

Попри зручність та зрозумілий дизайн, у деяких ситуаціях з фінансовим обліком може знадобитися професійна допомога. Фінансовий експерт Finmap допоможе:

1. Сформувати фінансову модель.
2. Проаналізувати звіти та надати рекомендації.
3. Розробити фінансовий план та скласти бюджет.
4. Оцінити ризики та розрахувати точку беззбитковості.

За потреби навіть внесення та опрацювання операцій можна делегувати професіоналу. Це дозволить вам направити свій ресурс на прийняття обґрунтованих управлінських рішень та займатися стратегічним розвитком компанії, а не витрачати час на рутинні справи.

Підбиваючи підсумки, варто зазначити, що фінансовий хаос породжує невидимі витрати, касові розриви та неконтрольовані процеси. Це пряма загроза, що зводить нанівець навіть найуспішніші бізнес-ініціативи.

Проте сучасні інструменти, такі як Finmap, допомагають навести лад у фінансах: автоматизація, прозорість і експертна підтримка дозволяють зберігати кошти та впевнено розвивати бізнес.