Як вести бухгалтерію ФОП самостійно

Майбутніх підприємців, які планують зареєструвати суб’єкт господарської діяльності, чи не найбільше хвилює питання про можливість самостійного ведення бухгалтерії.

В нашому гайді розповімо все, що потрібно знати про бухгалтерію для ФОП новачкам. Для зручності тих, хто ще не обрав систему оподаткування, надамо стислу інформацію про всі можливі варіанти, з’ясуємо всі нюанси ведення ФОП від А до Я.

Податки для різних груп ФОП та різниця між цими групами

Перед тим, як навчитися вести ФОП, приватному підприємцеві потрібно правильно вибрати систему оподаткування і групу. Розгляньмо особливості кожної з груп «спрощенців» у вигляді таблиці.

Фізособи-підприємці на загальній системі можуть працювати в будь-якій галузі та не обмежені в розмірах доходу і кількості найманих працівників. Ці ФОПи мають сплачувати щомісячно:

• ПДФО – 18%;
• ЄСВ – від 22% (від 1 до 20 МЗП, 1760–160 000 грн);
• ВЗ – 5%.

Підприємці, які зареєстровані як платники податку на додану вартість або отримують дохід, що перевищує 1 млн грн за рік, додатково сплачують ПДВ. Податки ФОПам-«загальникам» нараховуються на чистий дохід, тобто прибуток з вирахуванням витрат.

Як вести бухгалтерію ФОП 1 групі, 2 і 3-й, а також ФОП на загальній системі? Облік доходів ФОПами 1–3 групи, доходів і витрат для підприємців на загальній системі є обов’язковим, може здійснюватися як в паперовій, так і в електронній формі. Замість книги обліку доходів і витрат наразі діє типова форма, затверджена наказом Мінфіну від 13 травня 2021 р. № 261.

Облік може вестися:

• в блокноті, зошиті;
• в таблиці Excel;
• в спеціальній програмі, онлайн-сервісі;
• в електронному кабінеті платника податків.

На відміну від «спрощенців», що ведуть облік лише доходів, «загальники» зобов’язані фіксувати також витрати на придбання матеріалів, потрібних для виготовлення продукції, за необхідності – амортизаційні відрахування основних засобів та нематеріальних активів тощо. Як вести бухгалтерію ФОП 2 групи, а також 1, 3 і 4 груп, як і коли подавати звіти та декларації, розповімо далі.

Бухгалтерія для ФОП: звіти та декларації за групами

Звітність для ФОПів-«спрощенців», що не використовують найманої праці, складається з одного документа – декларації платника єдиного податку. Документ подається підприємцями:

• 1, 2 групи (F0103407) – щорічно, протягом 60 днів після закінчення звітного року. Усім, хто лише починає ведення бухгалтерії ФОП на 2 групі або 1-й, слід запам’ятати, що найближча дата подання декларації – 1 березня 2026 року.
• 3 група (F0103309) – щоквартально (за квартал, півріччя, 9 місяців та рік), не пізніше 40 днів, що йдуть за останнім днем звітного кварталу. Дедлайни подання звітності у 2025 році – 12 травня, 11 серпня, 10 листопада, а також 9 лютого 2026 року (за весь 2025 рік).
• 4 група (F0103806) – щорічно, до 20 лютого року, що настає за звітним.

ФОП на загальній системі щорічно до 1 травня року, що настає за звітним, подають Декларацію про майновий стан і доходи (F01002) з додатком про сплату ЄСВ.

Приклад розрахунку податків

Пропонуємо розглянути, як ведеться бухоблік ФОП 3 групи в частині сплати податків. Протягом звітного періоду підприємець фіксує отримані доходи та в кінці підсумовує прибуток. Якщо протягом квітня–червня 2025 року суб’єкт підприємництва отримав 80 000 грн, сума податків за 3 місяці становитиме:

ЄСВ: 1760 х 3 = 5280 грн;
ЄП: 80 000 х 5 : 100 = 4000 грн;
ВЗ: 80 000 х 1 : 100 = 800 грн;
5240 + 4000 + 800 = 10 040 грн.

Таку суму за 2 квартал 2025 року має сплатити фізособа-підприємець з рахунку ФОП на користь територіальної громади за місцем реєстрації суб’єкта.

Ведення бухгалтерського обліку ФОП 2 групи передбачає обов’язкове дотримання строків сплати податків. Така само вимога існує для інших підприємців. Єдиний податок і військовий збір платяться ФОПами 1 та 2 групи «авансом» не пізніше 20-го числа поточного місяця, 3 – щоквартально впродовж 10 днів з кінцевої дати подання декларації, 4 група – кожного кварталу протягом 30 днів після його закінчення. ЄСВ всі ФОПи, включаючи «загальників», платять раз на квартал протягом 19 днів з дня завершення звітного періоду.

Ведення бухгалтерії ФОП на загальній системі також включає необхідність вчасно сплачувати ПДФО та військовий збір. Граничний термін – до 20 числа місяця, що настає за кварталом, за який здійснюється платіж.

Як подати електронну декларацію ФОП

Подання декларації – важлива частина ведення ФОП 2 групи та інших. Податкова звітність може подаватися особисто, надсилатися податковій поштою або в електронному вигляді. Декларації онлайн заповнюються і подаються:

• в електронному кабінеті ДПС;
• в Дії;
• через платні бухгалтерські сервіси.

Наведемо приклад подання звітності для ФОП 3 групи (5% без ПДВ).

1. В кабінеті платника податків оберіть функцію «Введення звітності».

2. Виберіть період, за який подається декларація, натисніть кнопку «Створити».

3. Оберіть в спеціальному полі «Прибуток» і відкрийте форму декларації F0103309.

4. Перевірте правильність вказання управління ДПС, знову натисніть «Створити».
5. Перевірте правильність даних, що підтягнулися в форму. Виправлення або додавання даних здійснюється вручну.

В полі щодо кількості працівників, вказується максимальне число. КВЕДи можна залишати всі або лише ті, за якими отримувався дохід.

6. Заповніть показники стосовно отриманого доходу.

Сума податку буде розрахована автоматично.

7. В розділі про ВЗ заповніть пункт 2.

8. Після заповнення форми натисніть «Перевірити».

9. Збережіть і підпишіть документ електронним підписом.

Звіти ФОП з найманими працівниками

Бухгалтерський облік ФОП 2 група, 3 група і ФОП на спрощеній системі оподаткування з найманими працівниками включає нарахування і сплату податків за працевлаштованих осіб, а саме:

• ЄСВ – 22% від заробітної плати (не менше 1760 грн);
• ПДФО – 18%;
• ВЗ – 5%.

Єдиний соцвнесок нараховується на зарплатню, ВЗ та ПДФО віднімаються від доходу. Податки сплачуються в день виплати зарплати. Об’єднаний звіт подається не пізніше 20 числа місяця, що настає за звітним.

Для заповнення звіту в розділі «Введення звітності» в кабінеті платника податків потрібно виконати такі дії:

1. Обрати період, «Інші платежі» та форму F0500110.

2. Обрати додатки 1 і 4, натиснути «Створити».

3. Заповнити форми. 

Далі звіти перевіряються, підписуються і надсилаються податковій.

Поради щодо самостійного ведення звітності ФОП

Як правильно вести бухгалтерію ФОП? Щоб займатися господарською діяльністю в рамках правового поля, уникнути непорозумінь з податковою і нарахування штрафів за порушення, підприємцям на спрощеній системі слід контролювати низку процесів.

1. Стежити, щоб обсяг доходів не перевищував ліміти, встановлені для певної групи.
2. Своєчасно сплачувати єдиний податок і військовий збір, подавати декларацію. Як вести ФОП 2 групи та інших ви згодом розберетеся, і це не становитиме для вас проблеми.
3. Раз на квартал сплачувати ЄСВ.
4. За наявності найманих працівників – вести кадровий облік, двічі на місяць нараховувати й сплачувати заробітну плату і податки з неї, проводити виплату відпускних та лікарняних.
5. ФОП, що співпрацює з іншим підприємцем (постачальником чи надавачем послуг), має заповнювати додаток 4ДФ до об’єднаної звітності.
6. Продавці товарів зобов’язані використовувати РРО/ПРРО, видавати чеки на всі оплати та перевіряти правильність заповнення реквізитів.
7. У разі співпраці з іншими ФОПами та юрособами – вести документообіг (укладати договори, оформлювати накладні, складати акти виконання робіт тощо).

Ведення бухгалтерського обліку ФОП на загальній системі передбачає сплату податків за себе і найманих працівників, подання звітів разом з необхідними додатками. У випадку зміни адреси, зайняття новими видами діяльності всі ФОПи мають оперативно вносити зміни в реєстраційні дані.

Основні помилки при веденні бухгалтерії ФОП

Для підприємців на загальній системі та ФОП 3 групи бухгалтерський облік є непростим завданням. Типовими помилками, яких припускаються ФОПи, є:

• неправильний вибір групи платника податків (наприклад, підприємець на 2 групі працює з великими компаніями);
• несвоєчасна сплата податків;
• некоректне оформлення доходів;
• відсутність чи неправильне оформлення первинних документів;
• помилки у звітах;
• неврахування законодавчих змін.

Щоб уникнути неприємностей, підприємцям варто відповідально поставитися до вибору групи оподаткування, не забувати фіксувати отримані платежі. Вчасно сплачувати податки й подавати звіти допомагають нагадування і налаштування автоплатежів.

Оформлюючи будь-які документи, слід уважно перевіряти всі внесені дані. Через кілька днів після сплати податків не буде зайвим зайти в електронний кабінет та особисто переконатися в їх зарахуванні. Перед тим як вести ФОП самостійно, слід підписатися на бухгалтерські та юридичні ресурси та відстежувати законодавчі зміни.

Переваги та недоліки самостійного ведення бухгалтерії ФОП

Перед тим як вести бухгалтерію ФОП 3 групи, інших груп спрощеної чи ФОП на загальній системі самостійно або прийняти рішення про користування послугами бухгалтера, варто зважити всі за і проти. Перевагами самостійного ведення бухобліку є:

• особистий контроль усіх процесів;
• стовідсоткова конфіденційність інформації про діяльність суб’єкта підприємництва;
• заощадження коштів.

З іншого боку, допомога професійного бухгалтера економить час та мінімізує ризик допущення помилок.

Бухгалтерія ФОП цілком може вестися самостійно, якщо підприємець є самозайнятою особою та не має працівників. У разі використання найманої праці, укладення договорів з іншими ФОПами та юридичними особами краще найняти бухгалтера в штат (якщо це можливо згідно з законом) або замовити послуги фахівця на аутсорсі. Зручний і вигідний варіант, що підійде для всіх випадків – ведення бухгалтерії за допомогою автоматизованих цифрових сервісів. Програмні продукти мають зручний функціонал, дають змогу подавати декларації в максимально простій формі. Такі платформи зазвичай містять календарі сплати податків і подання звітів, за необхідності за помірну плату можна отримати професійну консультацію бухгалтера.