Докладно про зміни у формі фіскального чека

З 1 березня 2025 року в Україні була встановлена нова форма фіскального чека для всіх користувачів РРО/ПРРО. Кожен документ, виданий після цієї дати, повинен відповідати оновленим вимогам щодо структури та реквізитів, інакше розрахунок може вважатися проведеним із порушенням.​

Для підприємців і бухгалтерів нові фіскальні чеки – це насамперед підвищена відповідальність за коректність оформлення кожної операції. Помилки у реквізитах можуть призвести до штрафів або визнання розрахунків недійсними.

Водночас фіскальні чеки за новою формою глибше інтегровані в електронні сервіси ДПС, що стандартизує процеси та мінімізує кількість спірних моментів під час перевірок.

В матеріалі ми розглянемо нові вимоги до фіскальних чеків, ознайомимося з актуальною формою, обов'язковими реквізитами та окреслимо особливості розрахункових документів в окремих галузях.

Фіскальний чек: що це, коротко про значення та функції

Фіскальний чек – це стандартизований документ, який фіксує факт розрахунку та основні параметри операції.

Він формується реєстраторами розрахункових операцій (РРО) та/або програмними реєстраторами розрахункових операцій (ПРРО), містить фіскальний номер, дату, час, реквізити суб'єкта господарювання, перелік товарів/послуг, загальну суму та дані про форму й засіб оплати, а також обов'язкові відомості, що визначені Положенням про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів.

Головні функції фіскального чека:

• Для споживача: фіксація факту розрахунку, підтвердження укладання договору купівлі-продажу та умов повернення товару, гарантійного ремонту й захисту прав споживачів.
• Для бізнесу: формування бази для бухобліку та звітності ФОП і юридичних осіб. Наявність фіскального чека допомагає суттєво спростити контроль за фінансовими операціями, коректно відображати доходи та рахувати податки.
• Для держави: елемент структури податкового контролю та прозорих фінансових операцій. Через систему обліку даних РРО (СОД РРО) держава моніторить обіг підакцизних товарів, контролює ліміти доходів ФОП та виявляє схеми ухилення від оподаткування.

Юридично нові фіскальні чеки за новою формою мають таку саму вагу і функції, як і раніше: без належного оформлення операція може бути кваліфікована як проведена без РРО/ПРРО, що є підставою для фінансових санкцій.

Законодавча база та строки впровадження нової форми

Зміна форми фіскального чека закріплена наказом Міністерства фінансів № 601 від 22.11.2024, яким внесено зміни до Положення № 13 про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів.

Додаткові уточнення містяться в наказі Мінфіну № 674 від 31.12.2024, який фактично переніс старт зміни у фіскальному чеку з 1 січня на 1 березня 2025 року. Відтермінування було відповіддю на запити бізнес‑спільноти, що вказувала на брак часу для адаптації касових систем. Офіційно Мінфін пояснив, що це потрібно для забезпечення технічної готовності та уникнення масових збоїв і блокувань у перехідний період.

Стратегічна мета оновлення фіскальних чеків полягає у дотриманні загального курсу на цифровізацію: держава прагне отримувати більш структуровані, однорідні дані, які можна легко аналізувати в автоматичному режимі.

Що саме змінилося: нові вимоги до фіскальних чеків

Одна з помітних змін фіскального чека – очищення форми від реквізитів, які або дублювали інформацію, або створювали зайві операційні труднощі. Натомість було додано низку нових обов'язкових даних, які посилюють зв'язок між чеком і СОД РРО та дозволяють автоматизувати перевірку.

Реквізити, які виключили

У фіскальному документі більше не вимагають:

• Зазначати серію та номер паспорта покупця, окрім специфічних режимів duty‑free.
• Залишати місце для підпису касира.
• Виводити поле «Підпис власника ЕПЗ», крім випадків, передбачених правилами платіжних систем (наприклад, при видачі готівки).

Такий підхід узгоджується із сучасними практиками електронного документообігу, де акцент робиться на криптографічних засобах захисту і цифровій ідентифікації. На практиці це означає спрощення інтерфейсу, менше зайвої інформації для касирів і покупців, а також скорочення часу на обробку кожної транзакції.

Нові обов'язкові реквізити

Ось кілька ключових нововведень для розрахункових документів:

• QR-код тепер містить посилання на сторінку перегляду чека в СОД РРО через Електронний кабінет ДПС.
• Код автентифікації повідомлення (MAC) для апаратних РРО – криптографічний реквізит, який підтверджує цілісність і справжність чека та відображається у частині даних, що передаються до ДПС.
• Деталізація форм і засобів оплати: Положення № 13 чітко розмежовує «форму оплати» (готівкова/безготівкова) та «засіб оплати» (картка, інтернет‑еквайринг, переказ через QR-код, LiqPay, RozetkaPay, Portmone, NovaPay тощо).
• Відображення решти окремим рядком – поле «Решта, валюта» є обов'язковим у випадку готівкових розрахунків, що полегшує контроль за готівкою.
• Відображення фіскального номера в уніфікованому форматі «Чек № ФН», де ФН – фіскальний номер документа, за яким його можна знайти в СОД РРО.

При проведенні операцій з електронними платіжними засобами у відповідному рядку потрібно вказувати тип та ідентифікатор ЕПЗ. Це означає, що програмний реєстратор (ПРРО) повинен мати оновлення конфігурацій довідників засобів оплати та коректного мапінгу форм/засобів під час фіскалізації. Якщо ПРРО інтегрований з терміналом (технологія «Вчасно.Каса» або Cashalot), ці дані підтягуються автоматично.

Ось, як має виглядати фіскальний чек за новими вимогами:

Специфічні зміни для окремих категорій бізнесу

Для магазинів безмитної торгівлі зміни у фіскальних чеках найбільш відчутні. Їм необхідно зазначати паспортні дані покупця (серія/номер, країна видачі) з позначкою РПД та деталізувати дані щодо підакцизних товарів (кількість, міцність, вага одиниці тощо).

Для продавців підакцизних товарів (алкоголь, тютюн) нова форма фіскальних чеків передбачає обов'язкове відображення цифрового значення штрихового коду марки акцизного податку (для алкоголю) або QR-коду е-марки (після її впровадження).

Для ФОП на спрощеній системі є можливість використовувати спрощену назву товару у чеку, якщо вони не зареєстровані платниками ПДВ. Проте діють обмеження для підакцизних товарів, технічно складних побутових товарів, ліків, виробів медичного призначення, ювелірних виробів та низки інших чутливих категорій.

При цьому опис повинен чітко ідентифікувати товарну групу згідно з ДК016:2010, інакше збільшується ризик претензій з боку ДПС щодо коректної фіскалізації.

Наслідки недотримання нових вимог: штрафи та ризики

Нагадуємо, що штраф за неправильно оформлений чек або його відсутність може становити:

• 100% вартості реалізованих товарів/послуг – за перше виявлене порушення;
• 150% – за повторні порушення.

Для великих торгівельних мереж або e‑commerce проєктів некоректно налаштована форма фіскального чека може створити цілу лавину штрафів за кожну операцію. Додайте до цього репутаційні ризики, можливість блокування податкових накладних – і маєте чималий збиток.

Серед ризиків нововведення найчастіше зустрічається несумісність старих версій ПЗ з новими вимогами: якщо РРО/ПРРО технічно не вміє формувати фіскальні чеки за новою формою, податкова може поставити під сумнів коректність операцій за весь період.

Підготовка до змін: покрокові рекомендації

Щоб перехід пройшов без стресу, варто діяти системно:

1. Перевірте наявність вашої моделі РРО у Державному реєстрі РРО з оновленою версією прошивки. За необхідності проведіть оновлення ПЗ і обладнання.
2. Якщо у вас ПРРО, переконайтеся, що​ чек містить усі реквізити: MAC, QR-код, деталізацію форм і засобів оплати, формат «Чек № ФН», а обмін із СОД РРО налаштований коректно.
3. Проведіть навчання персоналу, а для ФОП‑спрощенців окремо пропишіть правила використання скорочених назв товарів.
4. Виконайте тестові операції з різними видами оплат: готівка, картка, інтернет‑еквайринг, оплата через QR-код, післяплата, змішані платежі.
5. Збережіть зразок нового фіскального чека для внутрішнього користування.
6. Звірте, чи коректно заповнена форма 20-ОПП по всіх господарських одиницях, де встановлені РРО/ПРРО, оскільки розбіжності в документі та у формі 20-ОПП є підставою для визнання чека недійсним.
7. Уніфікуйте довідники форм і засобів оплати, щоби касири не обирали «умовні» назви, які не відповідають фактичному способу розрахунку.
8. Регулярно переглядайте офіційні ресурси Мінфіну та ДПС, де публікуються листи, роз'яснення й приклади заповнення чеків.

Висновок

Нова форма фіскального чека є цілком логічним кроком у розвитку цифрової фіскальної інфраструктури. Зміни фокусуються на точності даних, а не на суті розрахунків. Чітке дотримання нових реквізитів мінімізує ризик претензій від ДПС, а стандартизація даних спрощує синхронізацію продажів із CRM та складськими системами, перетворюючи звітність на зручний інструмент управління.

Перевірити свій чек або ознайомитися з вимогами щодо документації завжди можна через Електронний кабінет платника податків.

FAQ