Інвойс: що це таке і як працює інвойсинг

Invoice є одним з товаросупровідних документів, які широко використовуються в міжнародній торгівлі, зокрема і в Україні. Попри те, що його оформлення не є обов’язковим відповідно до українського законодавства, виставлення інвойсу дає змогу суттєво спростити процес надання послуг або продажу товарів.

Процедура створення інвойсів стала ще простішою у 2003 році, після прийняття Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Він дозволив створювати рахунок на оплату онлайн, що значно збільшило відсоток безготівкових розрахунків.

У цій статті ми детально розберемо, що таке інвойс, чим він відрізняється від рахунка-фактури, а також розглянемо основні вимоги до інвойсу та способи зробити процес його виставлення якомога простішим.

Що таке інвойс та інвойсинг

Інвойс – це розрахунковий документ, який виставляє продавець або надавач послуг клієнту для оплати. Це може бути як паперовий бланк з деталізованою інформацією про продаж, так і електронний інвойс, який можна надіслати клієнту як файл або посилання.

Інвойсинг – це процес створення інвойсу. Залежно від типу документообігу на підприємстві він може передбачати або заповнення паперового бланка, або формування документа в електронному форматі.

В Україні можливість зробити електронний рахунок на оплату надають найбільші банки, зокрема ПриватБанк, Монобанк, Райффайзен Банк та інші.

Для отримання такого сервісу потрібно замовити послугу еквайрингу, подавши необхідні документи до установи. Зазвичай у користувачів не виникає питань, як виставити інвойс, оскільки процес досить простий, а банк надає покрокові інструкції як це зробити.

Для чого потрібні інвойси та де їх використовують

Створення інвойсу – досить поширена практика не лише в міжнародній торгівлі або роботі з закордонними клієнтами чи надавачами послуг. Більшість українських юридичних та фізичних осіб можуть створити онлайн-рахунок на оплату, якщо це передбачає угода з контрагентом всередині країни.

Пропонуємо розглянути основні функції та особливості інвойсу, які роблять його створення якщо не обов’язковим, то дуже зручним для ведення бізнесу. Тож, інвойс:

• Є обов’язковим для проведення міжнародних платежів. Створення такого рахунка необхідне не лише для оплати товару, але й для надання послуг, зокрема IT-спеціалістами, фрилансерами з різних сфер.
• Потрібен для підтвердження законності валютних операцій. У разі надходження на рахунок юридичної особи або ФОПа оплати в іноземній валюті банк може вимагати інвойс.
• Використовується для оформлення на митниці. На основі інформації, вказаної в інвойсі, розраховується сума мита та інших платежів, тож до створення такого рахунка потрібно поставитись відповідально.
• Зручний для ведення бухгалтерії. Попри те, що інвойс не є первинним документом, як от податкова накладна або акт виконаних робіт, його використання дає змогу суттєво спростити процес ведення бухгалтерського обліку, зокрема зробити підрахунки доходу, прибутку, податкового навантаження тощо.
• Створення інвойсу, який є офіційним документом і фіксує умови співпраці, надає можливості для узгодження та контролю виконання умов, слугує гарантом у разі виникнення спорів.

Створення інвойсу має низку переваг як для бізнесу, так і для клієнтів. Цей документ дає змогу захистити права та гроші обох сторін.

Види інвойсів і різниця між ними

Загалом у міжнародній практиці існує декілька типів інвойсів, створення яких залежить від особливостей угод та операцій.

Розглянемо два найпоширеніші:

• Проформа-інвойс – містить попередню інформацію про товар або послугу. Створення таких рахунків практикують для узгодження умов співпраці, отримання передоплати або якщо послуга надається безоплатно. Зробити проформу-інвойс необхідно в тому випадку, якщо послуга ще не надана або товар ще не відвантажений.
• Комерційний інвойс – містить остаточну інформацію про товар або послугу. Створення комерційного інвойсу необхідне для отримання оплати за фактично надані послуги або відвантажений товар, а також для заповнення митних декларацій.

Під час оформлення документів на перевезення додатково виставляються пакінг- і пакувальний лист. Ці документи з повним переліком товарів та їхніми описами не є альтернативою інвойсу, адже не містять цін та інших обов’язкових даних. Вони потрібні для контролю наявності товару та його відповідності опису, і надаються співробітникам митниці та клієнту.

В чому різниця між інвойсом та рахунком-фактурою

Досить часто перед постачальниками стоїть завдання створення рахунка-фактури. З урахуванням того, що інвойс і рахунок-фактура мають схожу структуру та містять практично аналогічні дані, рекомендуємо розібратись, у яких випадках який документ потрібно зробити.

На відміну від характеристик, які має інвойс, рахунок-фактура:

• не підтверджує відвантаження;
• не потребує обов’язкової оплати;
• для створення використовується одна мова (зазвичай українська);
• застосовується переважно в Україні.

Створення інвойсу є міжнародною практикою. Зробити цей рахунок потрібно лише після фактичного відвантаження товару. Такі бланки заповнюють двома мовами, найчастіше – це англійська та локальна.

Попри те, що в Україні рахунок-фактура є юридичним документом, його створення не має сенсу для співпраці з іноземними контрагентами. Якщо ви розглядаєте можливість залучення закордонних партнерів або ж плануєте відправляти товари за межі України, потрібно зробити інвойс.

Як зробити (створити) та заповнити інвойс

Підрядникам, які мають виставити рахунок за виконані роботи або поставлений товар, рекомендуємо розібратись, як відбувається створення інвойсу поетапно. Це допоможе уникнути помилок під час заповнення документів і, як наслідок, проблем із зарахуванням коштів, штрафних санкцій від податкової.

Перед тим, як створити інвойс, визначте його особливості:

• Формат – фізичний або онлайн. Тут важливо врахувати особливість операції, адже правила міжнародних перевезень або вимоги деяких компаній (часто державних) передбачають створення інвойсів на спеціальних бланках з печатками та особистим підписом. Якщо ж компанія веде електронний документообіг, достатньо зробити рахунок в онлайн-форматі.
• Перелік обов’язкових даних – на цей час не існує єдиної правильної форми створення інвойсу. Щоб зробити рахунок, використовують відносно стандартний набір даних. Однак він може містити специфічні примітки, наприклад, під час оплати інвойсу клієнт погоджується на певні умови/не має претензій тощо.
• Мови інвойсу – залежать від особливостей договору. Це може бути англійська й українська, англійська і німецька та інші комбінації.

Для створення електронних інвойсів можна користуватись офісними програмами на кшталт MS Word, Excel, або ж використовувати шаблон в особистому кабінеті провайдера. Таку послугу надають Fondy, Zoho, PayPal.

Зразок (шаблон) інвойсу

Якщо ви не знаєте, як зробити інвойс, для створення документа радимо використовувати зразок, рекомендований Європейською економічною комісією ООН.

Щоб зробити рахунок правильно, потрібно вказати такі дані:

• номер інвойсу;
• дату й місце створення;
• банківські реквізити постачальника та отримувача (можуть бути дані фізичної особи, приватного  підприємства);
• термін внесення оплати;
• валюту;
• умови постачання;
• інформацію про сплату ПДВ;
• особистий підпис виконавця/продавця.

Для зручності наводимо стандартний приклад, як виглядає інвойс з використанням англійської та української мов, валюта – долари США.

Як перевірити виставлений інвойс

Перед тим, як виставити інвойс на оплату клієнту, обов’язково ретельно перевірте всю інформацію, вказану під час створення рахунку. Окрім коректності стандартних даних, особливу увагу варто приділити таким опціям:

• валюта оплати;
• ціна за одиницю, кількість одиниць і загальна вартість;
• спосіб оплати – безготівковий платіж або готівка;
• термін оплати – повна передоплата, оплата частинами, відстрочка;
• відповідність умов договору;
• необхідні підтвердження (печатка, підпис власника/уповноваженої особи).

Перевірку варто проводити навіть у випадку, коли ви використовуєте звичний шаблон. Так ви зможете уникнути проблем і не втратити кошти.

Як сплатити рахунок за виставленим інвойсом

Для постачальників товарів і послуг важливо бути обізнаними не тільки в тому, як заповнити інвойс, але і як оплатити виставлений рахунок. Для цього потрібно врахувати кілька нюансів:

• Тип оплати – готівка або безготівковий розрахунок. Обов’язково обирайте спосіб, вказаний в інвойсі. Це може бути внесення готівки через банківську касу або термінал, SWIFT-переказ, переказ за реквізитами юридичної особи чи ФОП тощо.
• Призначення платежу – у разі оплати через банківську касу або інтернет-банкінг обов’язково вказуйте номер інвойсу.
• Комісія – потрібно попередньо узгодити, яка зі сторін сплачує комісію за грошовий переказ.

Найпростіше оплатити такий рахунок можна онлайн за посиланням або QR-кодом. Для цього достатньо ввести дані картки та підтвердити платіж.

Створення інвойсів дає змогу підвищити безпеку платіжних операцій як для бізнесів, так і для клієнтів. Це зручний інструмент, який можна використовувати для укладення угод, ведення звітності, а також оплати мита, податків тощо. Ви можете створити рахунок на оплату будь-яким зручним способом: на бланку, в електронному документі або особистому кабінеті провайдера. Останній спосіб є найзручнішим, оскільки допомагає заощадити час і мінімізувати вірогідність виникнення помилки.